Eine interne IT ist nah am Betrieb, kostet aber ab Tag eins fix. Ein externer IT Dienstleister bringt einen Fixpreis im Abo, ein ganzes Team statt einer einzelnen Person und einen Blick von aussen. Für die meisten Schweizer KMU mit 10 bis 50 Mitarbeitenden ist das externe Modell heute die stabilere Lösung. Entscheidend sind vier Punkte: Kosten, Verfügbarkeit, Know-how und Betriebsblindheit.
Der Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Interne IT (eigene Anstellung) | Externer IT Dienstleister |
|---|---|---|
| Kosten | Fixkosten, unabhängig von der Auslastung | Fixpreis im Abo, berechnet nach Unternehmensgrösse |
| Verfügbarkeit | Bürozeiten, Ferien und Krankheit sind Lücken | Team mit definierten Reaktionszeiten |
| Know-how | Breite einer Person, kaum Spezialisierung | Mehrere Spezialgebiete im Zugriff |
| Betriebsblindheit | Hoch, weil «das war schon immer so» | Tiefer, weil regelmässig verglichen wird |
| Vertretung | Muss organisiert werden | Ist im Modell eingebaut |
| Wissen | Hängt an einem Kopf | Dokumentiert und übergabefähig |
| Nähe zum Betrieb | Sehr hoch | Hoch, wenn der Partner die Firma kennt |
Kosten: Was interne IT und ein externer IT Dienstleister wirklich kosten
Eine eigene IT-Person ist der grösste Einzelposten in dieser Rechnung. Laut jobs.ch lag der durchschnittliche Jahreslohn für Systemadministratorinnen und Systemadministratoren in der Schweiz zwischen 2024 und 2026 bei rund 85’800 Franken. Indeed weist für IT-Systemadministratoren im März 2026 einen Schnitt von 96’710 Franken aus. Dazu kommen Sozialleistungen, Arbeitsplatz, Weiterbildung und Lizenzen. Realistisch landest du schnell bei 110’000 bis 130’000 Franken pro Jahr, bevor die erste Störung behoben ist.
Der Punkt ist nicht, dass das zu viel Geld wäre. Der Punkt ist die Auslastung. In einem KMU mit 25 Mitarbeitenden fällt selten jeden Tag anspruchsvolle IT-Arbeit an. Es gibt ruhige Wochen und Wochen, in denen alles gleichzeitig kommt: ein Serverwechsel, drei neue Mitarbeitende, eine Störung im Netzwerk. Die Fixkosten bleiben in beiden Fällen gleich.
Ein externer IT Dienstleister rechnet anders. Statt einer Vollzeitstelle zahlst du einen Fixpreis pro Monat, der sich an deiner Unternehmensgrösse orientiert, also an der Anzahl Mitarbeitenden und Endgeräten. Damit weisst du am 1. Januar, was die IT im laufenden Jahr kostet. Das macht die Kosten nicht automatisch tiefer, aber budgetierbar. Und Budgetsicherheit ist für die Geschäftsleitung meist wertvoller als ein günstiger Stundensatz. Genau darum lohnt sich auch eine saubere IT-Jahresplanung.
Ehrlich gesagt: Ab einer gewissen Grösse dreht die Rechnung. Wer deutlich über 100 Mitarbeitende hat und komplexe eigene Applikationen betreibt, kann eine interne Stelle real auslasten. Darunter zahlst du in vielen Wochen für Bereitschaft statt für Leistung.
Verfügbarkeit: Was passiert, wenn die eine Person fehlt?
Interne IT ist hervorragend verfügbar, solange die Person da ist. Ferien, Krankheit, Militärdienst, Weiterbildung oder eine Kündigung machen aus der Stärke sofort ein Risiko. Bei einer Ein-Personen-IT gibt es keine Vertretung, es gibt nur ein Warten.
Und Nachbesetzen dauert. Der Verband ICT-Berufsbildung Schweiz rechnet in seiner Bedarfsprognose von 2025 damit, dass bis 2033 rund 128’600 zusätzliche ICT-Fachkräfte gebraucht werden. Trotz Ausbildung und Zuwanderung bleibt eine Lücke von rund 54’000 Personen. Für ein KMU in Bern oder im Mittelland heisst das konkret: Eine gute IT-Fachkraft zu finden, dauert Monate, nicht Wochen.
Ein externer Partner löst das strukturell. Support läuft über ein Team mit vereinbarten Reaktionszeiten. Wenn jemand in den Ferien ist, übernimmt jemand anderes, weil die Systeme dokumentiert sind und alle Zugriff auf dieselbe Historie haben. Genau das ist der Kern einer externen IT-Abteilung: Sie funktioniert im Hintergrund und ist nicht an einen einzelnen Kopf gebunden.
Know-how: Eine Person kann nicht alles gleich gut
Moderne KMU-IT umfasst Netzwerk, Server, Microsoft 365, Backup, Firewall, Mobile Geräte, Telefonie, Datenschutz und Security. Das sind sehr unterschiedliche Disziplinen. Eine einzelne Person deckt sie ab, aber selten alle auf gleichem Niveau. Meist gibt es zwei oder drei Themen, in denen sie stark ist, und einige, bei denen es reicht, dass es läuft.
Bei Sicherheit fällt das besonders ins Gewicht. Die ISG-Studie «Provider Lens Cybersecurity Switzerland 2025» stellt fest, dass Schweizer Unternehmen wegen des Mangels an Sicherheitsspezialisten vermehrt auf externe Anbieter setzen. Die Nachfrage wächst gerade im KMU-Segment überdurchschnittlich. Security ist heute ein eigenes Fachgebiet, kein Nebenjob.
Ein externer IT Dienstleister bringt diese Spezialisierung mit, ohne dass du sie einzeln anstellen musst. Für dich bleibt trotzdem eine Ansprechperson, die deinen Betrieb kennt. Im Hintergrund arbeiten aber Fachleute, die täglich mit ähnlichen Umgebungen zu tun haben und Fehler kennen, die bei anderen Kunden bereits aufgetreten sind.
Betriebsblindheit: Der blinde Fleck im eigenen Haus
Das ist der Punkt, der in Kostenvergleichen fast immer fehlt. Wer eine Umgebung selber aufgebaut hat, prüft sie irgendwann nicht mehr wirklich. Konfigurationen bleiben so, wie sie 2019 gesetzt wurden. Ein Backup gilt als in Ordnung, weil der Job «erfolgreich» meldet. Ein altes Adminkonto bleibt bestehen, weil es niemanden stört.
Die Zahlen deuten in dieselbe Richtung: Im swissVR Monitor von Deloitte und der Hochschule Luzern (2023) gaben nur 18 Prozent der Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitenden einen schwerwiegenden Cybervorfall an. Das ist deutlich weniger als bei Grossunternehmen. Die Studienautoren führen das teilweise darauf zurück, dass in kleineren Firmen gar nicht systematisch über solche Vorfälle rapportiert wird. Was niemand misst, sieht auch niemand.
Typisch ist dabei nicht Nachlässigkeit, sondern Gewohnheit. Ein Backup läuft seit Jahren, meldet «erfolgreich» und wird deshalb nie zurückgetestet. Eine Freigabe bleibt offen, weil sie vor drei Jahren einmal nötig war. Im Alltag fragt schlicht niemand danach.
Ein externer Partner bringt hier einen einfachen, aber wirksamen Vorteil: den Vergleich. Er sieht viele Umgebungen und merkt schneller, wenn etwas von einem sinnvollen Standard abweicht. Zudem hat er kein Interesse daran, eigene Altlasten zu verteidigen.
IT im Abo: Fixpreis nach Unternehmensgrösse, Leistung nach Bedarf
Der häufigste Einwand gegen externe IT lautet: «Dann weiss ich ja nie, was am Ende auf der Rechnung steht.» Genau deshalb arbeiten wir bei inpuls mit einem Abomodell, dem Hero Pass. Der Preis wird anhand von Mitarbeitenden und Endgeräten berechnet und steht danach fest. Kein Stundenzähler, keine Überraschung nach einer intensiven Woche.
Das Abo besteht aus einzelnen Bausteinen, die du kombinierst wie eine interne Abteilung:
- Service Desk Hero: eine Anlaufstelle für alle Anfragen und Störungen deiner Mitarbeitenden
- System Hero: laufender Betrieb von Geräten, Servern, Netzwerk, Microsoft 365 und Backup
- Basic Security Hero und Security Hero: Schutz, Überwachung und Reaktion, je nach benötigter Stufe
- CIO Hero und CISO Hero: Strategie, IT-Planung und Informationssicherheit auf Führungsebene
Der Vorteil gegenüber einer Anstellung liegt in der Flexibilität. Wächst dein Team von 25 auf 35 Mitarbeitende, wächst das Abo mit, ohne dass du ein Rekrutierungsverfahren startest. Brauchst du für ein halbes Jahr strategische Unterstützung bei einer Systemumstellung, nimmst du den entsprechenden Baustein dazu und danach wieder heraus. Eine interne Stelle lässt sich so nicht skalieren.
Zwei Dinge gehören zur Ehrlichkeit dazu: Das Abo deckt den laufenden Betrieb und die Wartung ab. Grössere Vorhaben wie Migrationen, neue Standorte oder die Einführung neuer Software sind Projekte und werden separat offeriert. Zudem weisen wir Softwarelizenzen transparent aus, statt sie im Grundpreis zu verstecken. So bleibt vergleichbar, was du wofür bezahlst.
Wo interne IT wirklich stark ist
Fairerweise gehört das dazu. Es gibt Aufgaben, die eine externe Stelle nur schwer übernehmen kann, weil sie täglich physisch vor Ort stattfinden oder tief in interne Abläufe hineinreichen. Dazu zählen:
- Betreuung von Maschinensteuerungen, Produktionsanlagen und Laborgeräten direkt in der Halle
- eigenentwickelte Software oder Fachanwendungen, die intern weitergebaut werden
- Umgebungen mit hohen Vertraulichkeitsauflagen, in denen bestimmte Daten das Haus nicht verlassen dürfen
- Prozesse, die eng mit Fachabteilungen verzahnt sind, etwa Auftragssteuerung oder Produktionsplanung
- Situationen, in denen jemand mehrmals täglich zwischen Standort, Werkstatt und Büro physisch präsent sein muss
Für solche Aufgaben ist eine interne Person nicht nur gleichwertig, sondern klar besser. Sie kennt die Abläufe, ist ansprechbar und kann sofort reagieren. Wirtschaftlich tragfähig wird die eigene Stelle allerdings erst, wenn die Auslastung real da ist. In der Praxis ist das meist ab rund 100 bis 120 Mitarbeitenden der Fall oder bei einem produktionsnahen Betrieb mit entsprechender Anlagendichte.
Intern und extern schliessen sich nicht aus
Auch wer interne IT hat, profitiert von einem externen Partner. Denn die Themen, die intern am meisten Zeit fressen, sind selten die, für die man jemanden angestellt hat.
Ein externer IT Dienstleister kann die interne Person gezielt entlasten:
- Grundlast abfangen: Passwort-Resets, Onboarding, Druckerprobleme und Standardanfragen laufen über den Service Desk, statt die interne Person aus der Fachaufgabe zu reissen
- Vertretung sicherstellen: Ferien, Krankheit oder Militärdienst führen nicht mehr zu einem Betriebsstillstand
- Spezialwissen zuliefern: Firewall, Backup-Architektur, Microsoft 365 oder Security-Themen dann, wenn sie anstehen
- Nachts und am Wochenende überwachen: Monitoring und Alarmierung laufen weiter, auch wenn intern niemand da ist
- Aussenblick liefern: ein regelmässiges Review, das Abweichungen von sinnvollen Standards aufzeigt
Die interne Person wird dadurch nicht ersetzt, sondern kann sich auf das konzentrieren, was nur intern geht. Das ist meist auch der Teil, der dem Unternehmen am meisten bringt.
Fazit
Interne IT ist unschlagbar dort, wo es zwingend intern sein muss: an der Maschine, in der eigenen Applikation, bei besonders vertraulichen Daten. Wirtschaftlich tragfähig wird die eigene Stelle aber erst bei entsprechender Grösse. Ein externer IT Dienstleister im Abo gibt dir einen Fixpreis nach Unternehmensgrösse und dafür ein Team, Spezialwissen und einen unabhängigen Blick auf deine Umgebung. Für die meisten Schweizer KMU ist das die robustere Variante. Und wenn du bereits jemanden intern hast, ist die Frage nicht «intern oder extern», sondern: Wo braucht diese Person Unterstützung, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren kann?
Über inpuls AG – inpuls ist dein IT Dienstleister und deine IT-Sicherheitsfirma aus Bern. Als externe IT-Abteilung betreuen wir KMU in Bern und der ganzen Deutschschweiz: Beratung, Umsetzung und Support für die gesamte IT, verständlich, verlässlich und persönlich. inpuls AG · Weltpoststrasse 5 · 3015 Bern · 058 894 05 05 · hello@inpuls.ch. Kostenloses IT-Audit vereinbaren oder Kontakt aufnehmen: https://www.inpuls.ch