Microsoft stellt mit «new Outlook» eine komplett neu entwickelte E-Mail-App bereit, die schrittweise das klassische Outlook ersetzen soll. Viele KMU fragen sich deshalb: Lohnt sich der Wechsel, und was geht dabei verloren? Dieser Artikel zeigt dir die wichtigsten Unterschiede, erklärt wann der Umstieg sinnvoll ist und hilft dir, die täglichen Einstellungen im neuen Outlook zu finden.
Auf einen Blick: Die wichtigsten Unterschiede (Stand Juni 2026)
| Funktion | Outlook Classic | Outlook new |
|---|---|---|
| Lokale PST-Dateien | ✅ Unterstützt | ✅ Import und Export verfügbar |
| Offline-Modus | ✅ Vollständig | ⚠️ Eingeschränkt |
| Shared Mailbox | ✅ Vollständig | ✅ Unterstützt |
| Kategorien zuweisen und verwalten | ✅ Im Programm | ✅ Im Programm |
| Signaturen | ✅ Mehrere, lokal | ✅ Mehrere, Cloud-basiert |
| Abwesenheitsmeldung | ✅ Im Programm | ✅ Im Programm |
| COM-Add-ins (z.B. CRM) | ✅ Unterstützt | ❌ Nicht unterstützt |
| Web Add-ins (AppSource) | ✅ Unterstützt | ✅ Unterstützt |
| E-Mail-Regeln | ✅ Lokal + serverbasiert | ✅ Serverbasiert |
| Quick Steps | ✅ Vollständig | ❌ Nicht verfügbar |
| Automapped Kalender | ✅ Unterstützt | ✅ Neu ab Mai 2026 |
| VBA-Makros | ✅ Unterstützt | ❌ Nicht unterstützt |
| macOS-Variante (einheitlich) | ❌ Separate App | ✅ Gleiche App wie Windows |
| Microsoft Copilot-Integration | ⚠️ Eingeschränkt | ✅ Vollständig integriert |
Microsoft aktualisiert den Funktionsumfang laufend. Den jeweils aktuellen Stand findest du auf der Featurevergleich zwischen neuem Outlook und klassischem Outlook.
Was ist Outlook new, und warum gibt es das?
Microsoft hat «new Outlook» von Grund auf neu entwickelt. Die App basiert auf Webtechnologie und läuft deshalb einheitlich auf Windows, macOS und im Browser. Das macht Updates einfacher und sorgt dafür, dass alle Nutzerinnen und Nutzer stets dieselbe Oberfläche sehen.
Outlook Classic hingegen kennen die meisten noch aus dem klassischen Office-Paket: vertrautes Ribbon, lokale Datendateien, jahrelang bewährte Funktionen. Seit Windows 11 Version 23H2 ist new Outlook vorinstalliert, jedoch bleibt Outlook Classic laut Microsoft bis mindestens 2029 vollständig supported.
Bei unseren KMU-Kunden funktioniert new Outlook dort am besten, wo das Team ausschliesslich mit Exchange Online arbeitet und keine COM-Add-ins benötigt.
Wann lohnt sich der Wechsel?
Gute Voraussetzungen für new Outlook
- Das Unternehmen nutzt Microsoft 365 mit Exchange Online
- PST-Dateien können importiert werden, ältere Archive sollten aber trotzdem vorher geprüft werden
- Keine COM-Add-ins oder VBA-Makros benötigt
- Copilot soll vollständig genutzt werden
- Ein einheitliches Erlebnis auf Windows und macOS ist gewünscht
Besser bei Outlook Classic bleiben, wenn
- COM-Add-ins, VBA-Makros oder Quick Steps im Einsatz sind
- Ein lokaler Exchange-Server betrieben wird
- Mitarbeitende oft offline arbeiten, zum Beispiel im Aussendienst
Wichtig für KMU mit Exchange Online: Microsoft plant, Exchange Web Services (EWS) ab Oktober 2026 schrittweise abzuschalten. Das betrifft vor allem ältere Drittanbieter-Integrationen. Deshalb lohnt es sich, das frühzeitig mit der IT zu besprechen.
Die wichtigsten Einstellungen in Outlook new
Shared Mailboxes einrichten
Gemeinsam genutzte Postfächer wie info@firmaxy.ch funktionieren in new Outlook gut. Der Weg dorthin ist jedoch etwas anders als in Outlook Classic.
So fügst du eine Shared Mailbox hinzu:
- Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen)
- Gehe zu «Konten» → «Für mich freigegeben»
- Klicke auf «Hinzufügen» und gib die E-Mail-Adresse ein. Eigene Zugangsdaten sind nicht nötig, da die Berechtigung automatisch erkannt wird
- Das Postfach erscheint danach in der linken Seitenleiste
Damit das funktioniert, benötigt dein Konto die Berechtigung «Full Access» auf die Shared Mailbox. Diese richtet dein IT-Administrator ein.
Im Verfassen-Fenster erscheint ausserdem ein Dropdown beim Absenderfeld, sobald mehrere Konten verfügbar sind. So kannst du direkt steuern, ob du «Senden als» oder «Senden im Namen von» verwenden möchtest.
Signaturen einrichten
Signaturen sind in new Outlook Cloud-basiert und daher auf allen Geräten verfügbar. In Outlook Classic hingegen lagen sie lokal auf dem PC. Bestehende Signaturen werden beim Wechsel nicht automatisch übernommen, weshalb du sie neu erstellen musst.
So erstellst du eine Signatur:
- Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen)
- Gehe zu «Konten» → «Signaturen»
- Klicke auf «Signatur hinzufügen»
- Erstelle eine neue Signatur und passe die Formatierung direkt im Editor an
- Wähle unten, ob die Signatur automatisch bei neuen Mails oder auch bei Antworten eingefügt werden soll
Kategorien verwenden
Kategorien funktionieren in new Outlook gleich wie in Classic, mit farbigen Labels für E-Mails, Kalendereinträge und Aufgaben. Da sie Exchange-basiert sind, sind sie ausserdem auch im Webbrowser (OWA) sichtbar.
- Rechtsklick auf eine E-Mail → «Kategorisieren» → Kategorie wählen oder neue erstellen
- Bestehende Kategorien aus Outlook Classic sind nach dem Wechsel automatisch vorhanden
- Umbenennen und Farben anpassen ist direkt in new Outlook möglich
- Gehe dazu in die Einstellungen
- Auf «Konten» → «Kategorien»
Abwesenheitsmeldung einrichten
- Einstellungen (Zahnrad) öffnen
- «Konten» → «Automatische Antworten»
- Automatische Antworten aktivieren und Zeitraum festlegen
- Texte für interne und externe Kontakte separat hinterlegen
Das Verhalten ist identisch zu OWA und Outlook Classic, weil alle drei auf Exchange Online zugreifen.
E-Mail-Regeln verwalten
In new Outlook sind Regeln serverbasiert, werden also auf dem Exchange-Server gespeichert. Das hat einen praktischen Vorteil: Regeln laufen auch, wenn der Computer ausgeschaltet ist.
- Einstellungen → «E-Mail» → «Regeln»
- Neue Regel erstellen oder bestehende bearbeiten
Wer in Outlook Classic lokale Regeln mit der Option «nur auf diesem Computer» genutzt hat, muss diese neu einrichten. Solche Client-seitigen Bedingungen unterstützt new Outlook nicht.
Ebenfalls noch nicht verfügbar sind Quick Steps. Wer damit häufig gearbeitet hat, also Ein-Klick-Aktionen wie «In Ordner verschieben und als gelesen markieren», wird dieses Feature in new Outlook vermissen.
Was sich seit Mai 2026 verbessert hat
New Outlook hat in den letzten Monaten deutlich aufgeholt. Deshalb lohnt sich ein zweiter Blick, auch wenn du früher schon mal getestet hast:
- Automapped Kalender: Freigegebene Kalender erscheinen jetzt nach dem Wechsel automatisch, genau wie in Outlook Classic.
- Teammitglieder-Kalender: Die Kalender von Kolleginnen und Kollegen sind direkt in der linken Navigationsleiste sichtbar.
- Multiselect im Kalender: Mehrere Einträge lassen sich per Shift- oder Ctrl-Klick auswählen, verschieben oder löschen.
- Copilot-Integration: New Outlook bietet eine vollständige Integration mit Microsoft Copilot, zum Beispiel für E-Mail-Zusammenfassungen und Entwurfs-Vorschläge.
Was noch fehlt
Obwohl new Outlook deutlich gewachsen ist, gibt es weiterhin Lücken:
- COM-Add-ins und VBA-Makros: Plugins, die sich tief ins Programm einklinken, funktionieren nicht. Das betrifft viele CRM- und ERP-Integrationen.
- Quick Steps: Fehlen komplett, obwohl sie vielfach gewünscht sind.
- Offline-Modus: New Outlook benötigt eine Internetverbindung für die meisten Funktionen. Für Aussendienst-Teams kann das ein Problem sein.
Wie der Wechsel in der Praxis abläuft
- Analyse: Welche Add-ins sind im Einsatz? Nutzt jemand lokale Regeln oder Quick Steps?
- Pilotgruppe: Mit 2 bis 3 Mitarbeitenden starten, die keine Sonderfunktionen benötigen.
- Feedback einholen: Was fehlt? Was funktioniert gut?
- Schrittweise ausrollen: Abteilung für Abteilung, ohne Zwang zum «Big Bang».
- Fallback lassen: Beide Apps können parallel installiert sein und lassen sich jederzeit per Toggle in der Titelleiste wechseln.
Wer ausschliesslich mit Exchange Online arbeitet und keine Spezial-Add-ins hat, macht den Wechsel meist problemlos innerhalb weniger Tage. Wer dagegen COM-Plugins, VBA-Makros oder lokale Regeln nutzt, braucht etwas mehr Vorbereitung.
Zusammenfassung
Wähle new Outlook, wenn dein Team vollständig in der Microsoft-365-Cloud arbeitet, keine Sonder-Add-ins braucht und Copilot nutzen möchte.
Bleib bei Outlook Classic, wenn COM-Add-ins, VBA-Makros oder Quick Steps im Einsatz sind. Du verpasst nichts, denn Classic wird bis mindestens 2029 supported.
Wenn du unsicher bist, lohnt es sich, die Situation kurz mit deiner IT zu besprechen, bevor du den Schalter umlegst.
Häufige Fragen
Kann ich Outlook new und Outlook Classic gleichzeitig nutzen? Ja, beide Apps lassen sich parallel installieren. Du kannst jederzeit wechseln, direkt per Toggle in der Titelleiste. Das ist besonders praktisch für eine schrittweise Migration.
Was passiert mit meinen PST-Dateien? In new Outlook kannst du PST-Dateien inzwischen importieren und exportieren. Ältere Archive solltest du trotzdem vorher auf Vollständigkeit prüfen, bevor du komplett zu new Outlook wechselst.
Sind meine Signaturen nach dem Wechsel noch da? Nein, Signaturen aus Outlook Classic werden nicht automatisch übernommen. Du musst sie in new Outlook neu erstellen, über Einstellungen → E-Mail → Verfassen und Antworten.
Funktionieren Shared Mailboxes in new Outlook? Ja, Shared Mailboxes funktionieren gut. Du fügst sie über Einstellungen → Konten → «Für mich freigegeben» → «Hinzufügen» ein. Voraussetzung ist die Berechtigung «Full Access» in Microsoft 365.
Mein CRM-Plugin funktioniert nicht mehr – was tun? COM-Add-ins werden in new Outlook nicht unterstützt. Prüfe deshalb, ob dein CRM-Anbieter ein Web-Add-in aus dem Microsoft AppSource anbietet. Wenn nicht, ist Outlook Classic vorerst die bessere Wahl.
Wann wird Outlook Classic abgekündigt? Microsoft hat Outlook Classic bis mindestens 2029 als supported bestätigt. Du musst also nicht sofort wechseln, jedoch lohnt es sich, den Umstieg langfristig zu planen.
Kann ich Kategorien aus Outlook Classic weiterverwenden? Ja, bestehende Kategorien sind Exchange-basiert und erscheinen in new Outlook automatisch. Umbenennen und Farben anpassen ist ebenfalls direkt möglich.
Wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein? Über Einstellungen (Zahnrad) → E-Mail → Automatische Antworten. Du kannst Zeitraum sowie interne und externe Nachricht separat festlegen.